A tecnologia pode ser uma grande aliada para melhorar os processos comerciais agrícolas e uma das maneiras de otimizá-los é através do workflow de aprovação.
Aumentar a eficiência da rotina diária é sempre uma prioridade para melhorar o atendimento e elevar a qualidade da entrega de serviços. No entanto, quando se há muita burocracia, essa tarefa pode ser algo difícil.
Muitas empresas possuem problemas com fluxos de aprovações comerciais, sejam porque ainda são manuais, por demora na aprovação ou por falta de comunicação clara.
Com isso, ao mesmo tempo que resultam em trabalho acumulado, vários setores da empresa podem sofrer com essa espera, gerando problemas que atingem a saúde da organização.
Neste artigo, você irá descobrir o que é workflow de aprovação e como ele pode ser importante para evitar dores de cabeça em todo o processo comercial do seu negócio agrícola. Confira!
O que é um workflow de aprovação?
A palavra workflow vem do inglês e significa fluxo de trabalho, ou seja, uma sequência de tarefas executadas para se atingir um objetivo.
Quando falamos em workflow de aprovação, nos referimos então ao encaminhamento de propostas comerciais de pedidos e alçadas de descontos para uma ou mais pessoas, de forma a trazer mais eficiência e fluidez aos processos de uma empresa.
Por exemplo, um representante de vendas de uma concessionária de máquinas realiza um pedido de vendas e dá um desconto, mas para que a venda seja aprovada, precisará passar pelo gerente ou diretor comercial da empresa. Isso é um workflow de aprovação.
Quanto maior a empresa, com mais solicitações elas lidam diariamente, o que significa que isso têm um impacto direto na eficiência com que operam.
Como funciona o workflow de aprovação?
Primeiramente, é preciso entender que existem algumas brechas comuns para sistemas tradicionais de workflows de aprovação, como, por exemplo:
- Tempo: a necessidade de enviar documentos em mãos, de uma pessoa para outra para aprovação, geralmente atrasa o processo, tornando os membros da equipe menos produtivos;
- Falha de comunicação: pode ocorrer durante a transferência de dados/informações de uma parte para outra, se não houver um processo padrão estabelecido.
No entanto, com o avanço da tecnologia muitas ferramentas podem oferecer recursos que automatizem o processo, eliminando os problemas acima.
O CRM é um dos softwares que viabiliza que informações e dados precisos cheguem às pessoas certas. Assim, uma vez que todas as partes na cadeia de aprovação tenham funções claramente definidas, elas podem ser mais assertivas e ter uma maneira confiável de se comunicar.
O Clover CRM, por exemplo, que além de ser uma plataforma especializada para o agronegócio, permite a adoção de workflow de aprovação, possibilitando uma visão geral do andamento de pedidos e suas solicitações.
6 benefícios do workflow de aprovação para o negócio agrícola
O principal benefício de usar um workflow de aprovação é que ele agiliza os processos. Porém, não é apenas essa vantagem que ele poderá trazer para a empresa.
1. Diminui gargalos
Gargalos são problemas comuns em fluxos de trabalho, causando atrasos, dificultando a produtividade e levando até mesmo à perda de receita. Os workflows reduzem esses bloqueios por meio da automação, mantendo os negócios funcionando sem dificuldades.
Por exemplo, o workflow de aprovação pode distribuir solicitações para vários aprovadores simultaneamente, em vez de depender de uma única pessoa para aprovar todas as solicitações.
2. Aumenta a consistência e conformidade nas aprovações
Um software que permita o uso de workflow de aprovação é fundamental para garantir a consistência dos processos comerciais. Automatizar as aprovações garante que todas as decisões sejam tomadas conforme a política da empresa.
A automação do fluxo de trabalho de aprovação também elimina a necessidade de revisão manual e aprovação de documentos, o que muitas vezes pode levar à inconsistência.
Além disso, ajudará também a reforçar a responsabilidade e a melhorar a conformidade, padronizando os principais processos de negócios e ajudando a saber perfeitamente quais tarefas precisam ser atendidas com prioridade.
3. Acelera o ciclo de vendas
As aprovações podem ser demoradas quando feitas de formal manual. Isso porque podem exigir que várias pessoas revisem os pedidos, assinem e os enviem de volta.
No entanto, quando esse processo é facilitado, o ciclo de vendas é acelerado, ajudando, inclusive, a otimizar a receita. Um benefício adicional de um ciclo de vendas mais rápido é o aumento da produtividade do representante de vendas e da satisfação do cliente.
4. Ajuda na fidelização de produtores
Adotar um sistema que viabilize o uso eficaz de workflow de aprovação pode auxiliar em tomadas de decisões mais assertivas, em aprovações no tempo correto, ajudando a gerar valor nas relações com os produtores rurais.
Isso é muito importante para a fidelização e retenção de clientes, já que aproveitar o momento certo para fechar negócios é crucial para mostrar que sua empresa agrícola realmente leva a sério a parceria.
Tudo isso se traduzirá em confiança mútua por todas as principais partes interessadas, resultando em uma métrica de desempenho essencial para sua eficiência organizacional.
5. Acrescenta rapidez às transações
A automação ajuda os representantes de vendas a utilizar seu tempo com sabedoria e priorizar suas tarefas diárias com eficiência.
Com a ajuda de sistemas automatizados, os representantes de vendas não precisam esperar pela aprovação manual dos pedidos de vendas porque bastam alguns cliques para concluir as tarefas no prazo.
Além disso, não é necessário manter registros em papel ou imprimir cotações ou pedidos para aprovação. O Clover CRM, por exemplo, permite gerar um pedido on-line, onde o RTV envia para o gestor e ainda pode acompanhar seu andamento.
6. Aumenta a eficiência no gerenciamento de tarefas
Um gerenciamento de tarefas aprimorado leva à utilização correta do tempo e dos esforços. O workflow de aprovação permite ter uma visão geral de todas as atividades da equipe comercial.
Isso ajuda o gerente de vendas a visualizar rapidamente o status, gargalos e oportunidades para melhoria do processo de fluxo de trabalho.
E ainda auxilia também a força de vendas, pois permite que o processo de negócios seja completamente organizado e padronizado, rastreando todas as informações necessárias e pertinentes para a aprovação de pedidos.
Implemente o workflow de aprovação com o Clover CRM
O Clover CRM é uma plataforma de gestão do relacionamento com o cliente desenvolvida exclusivamente para o agronegócio. Ela atende os principais nichos do mercado agrícola e facilita a rotina diária na empresa e no campo.
Com a possibilidade da criação de workflow de aprovação no software, os processos comerciais podem ser simplificados, gerando um aumento de produtividade para toda a equipe.
Além disso, os benefícios desse recurso também incluem:
- Melhorias na eficiência e velocidade das aprovações;
- Maior segurança de dados;
- Propriedade de permissão de aprovação;
- Maior conformidade;
- Redução de custos;
- Incentivo a uma comunicação mais clara;
- Redução de erros.
Por fim, o workflow de aprovação pode ajudar a eliminar gargalos, gerando valor para toda a política comercial, margem de vendas, lucros e saúde da empresa.
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