Se a sua equipe de vendas atende a campo, o Relatório de Despesas de Viagens ou RDV pode ser essencial para manter a saúde financeira do seu negócio agrícola em dias.
De fato, viagens e gastos são uma das despesas mais significativas para muitas empresas.
De acordo com dados do LVC, em fevereiro de 2022, o faturamento dos setores ligados às viagens corporativas for de R$ 5,4 bilhões. Esse aumento representa um crescimento de 143,7% em relação ao mesmo período de 2021.
Gerenciar os custos de viagem não necessariamente precisa ser um trabalho complicado. Para isso, combinar as melhores práticas com a automação podem simplificar a tarefa.
Para te ajudar, elaboramos este conteúdo para te ajudar a entender melhor sobre o que é RDV e porquê automatizar é uma ótima maneira para otimizar a gestão financeira do seu negócio agrícola.
O que é RDV?
RDV ou relatório de despesas de viagens é um documento demonstrativo que especifica os gastos de uma viagem corporativa ou visita técnica.
O objetivo desse relatório é prestar conta dos custos de uma viagem específica a trabalho, sejam eles ligados a alimentação, hospedagem, combustível, entre outras despesas.
Além disso, quando a empresa adota essa prática, o RDV pode ser usado também para o pedido de reembolso de despesas pagas pelo colaborador.
Assim, o relatório de despesas concretiza informações, permitindo que o setor financeiro de uma empresa analise os gastos e a viabilidade das viagens. Isso contribui para reduzir custos e alinhar estratégias para melhorias.
Por que é importante relatar as despesas de viagens?
No agronegócio, é muito comum que consultores se desloquem com frequência para atenderem produtores rurais de uma região potencial. Com isso, é comum que as empresas reservem parte de um orçamento para as despesas dessas viagens.
No geral, padronizar os gastos de uma equipe ou de um consultor é muito importante. Isso porque ajuda a aumentar a produtividade, visualizar com mais amplitude os custos e otimizar as tarefas da gestão financeira.
Da mesma forma, o RDV auxilia no controle das despesas corporativas de modo a diminuir até mesmo fraudes e gastos excessivos.
Desse mesmo modo, o relatório também pode ser usado para solicitar a aprovação de um orçamento de viagem.
Desvantagens da gestão manual de RDV
A gestão de viagens corporativas é muito importante para tirar o máximo proveito de orçamentos de viagem para garantir que as despesas não sejam extrapoladas.
Entretanto, para isso é necessário que os relatórios sejam os mais fiéis possíveis aos gastos feitos.
Porém, sem a automatização do RDV, a precisão de informações deixa a desejar, já que ainda é necessário guardar todo e qualquer recibo de gastos.
Além de tudo isso, ainda existem outros fatores:
Aumento de gastos
As equipes de contabilidade e finanças de grandes empresas dedicam mais tempo e esforço à medida que a quantidade de gastos aumenta.
Empresas que não monitoram continuamente as tendências de gastos perdem a chance de tomar medidas para impedir comportamentos potencialmente fraudulentos ou fora da política de despesas.
Levando em consideração o número de consultores agrônomos e o de relatórios enviados a cada mês, a capacidade de perceber o padrão de gastos diminui significativamente, por exemplo.
O uso de um software, neste caso, pode diminuir os erros e detectar as falhas nos relatórios.
Dificuldade no rastreamento de recibos
Como os recibos servem como prova, as empresas normalmente exigem que os colaboradores os incluam em todas as solicitações de relatórios de despesas.
Porém, os mesmos vêm em diversos formatos, o que dificulta a auditoria e o trabalho de quem os recebe.
Redução da produtividade
Quando feito de forma manual, o processo de aprovação, reembolso e análise de RDV pode ser demorado. Isso porque é necessário avaliar se existem inconformidades ou ambiguidade em alguma etapa do relatório.
Dessa forma, esse período de processamento pode reduzir o tempo de trabalho e a produtividade tanto da equipe de consultores, quanto da área financeira.
Benefícios da automatização do RDV
A migração de processos dos relatórios de despesas de viagens de manuais para automatizados pode ajudar bastante a melhorar o desempenho geral de um negócio agrícola.
Menos papelada
Adotar uma solução que promova a automação do RDV elimina a papelada do dia a dia. Com o sistema ideal, como um CRM agrícola por exemplo, os consultores agrônomos podem tirar fotos de seus recibos pelo celular e ganhar agilidade na hora de fazer os relatórios.
Isso reduz o incômodo de manter cópias físicas de vários recibos. Assim, mesmo que haja algum erro, fica mais fácil identificar o que aconteceu e corrigir com mais eficiência.
Desse modo, o esforço da equipe de finanças é reduzido, além de acelerar o processor e diminuir o potencial de falhas.
Melhor acompanhamento de despesas
Manter o controle de toda a documentação relacionada aos gastos da empresa, é um dos principais problemas no relatório manual de despesas. Esses registros são necessários para auditorias, bem como para fins de reembolso.
Com a automatização do RDV, todos os relatórios podem ser acessados com mais praticidade, de qualquer lugar e a qualquer momento.
Maior conformidade
Com um sistema automatizado, a conformidade e a adesão às políticas de despesas podem ser muito melhoradas.
Isso permite que sua equipe financeira aprove ou rejeite rapidamente as declarações de despesas em tempo real enquanto verifica a conformidade.
Como um CRM pode substituir o RDV manual
Escolher um software que automatize os relatórios de despesas de viagens pode ser mais fácil do que parece.
Existem muitas opções é claro, mas adotar uma que também possua outras funcionalidades para o negócio agrícola no geral, é muito mais lucrativo.
O Clover CRM é uma solução 100% para o agronegócio que oferece módulos para simplificar o trabalho de toda a gestão da empresa, principalmente a do atendimento ao produtor rural.
A plataforma inclui um aplicativo móvel com uma interface direta e intuitiva que permite o acesso de qualquer lugar.
Além disso, o Clover possui módulos especialmente voltados para registro de visitas, relatório em tempo real e viagens.
Módulo Viagens Clover CRM
O Clover CRM possui um módulo de viagens que tem como principal objetivo realizar o controle de deslocamento dos consultores e colaboradores em campo.
A função pode ser utilizada em uma ou duas etapas:
- Viagem;
- Requisição de viagem.
As viagens podem passar ainda por um fluxo de aprovação definido conforme regras da empresa.
É possível realizar a tipificação das viagens e lançamentos de despesas, além de organizar o rateio de custos entre os participantes da viagem, caso haja mais de um.
Além disso, o consultor consegue fazer seu relatório de despesas à medida em que realiza a viagem. Nele é possível subir foto de recibos especificando o gasto, relatar a quilometragem total da viagem, entre outros custos.
Já para a gestão, é possível visualizar em gráficos os gastos totais e médios com viagens, além da especificação de cada um deles por períodos específicos.
Conte com o Clover CRM para otimizar a gestão de RDV da sua empresa agrícola e otimizar o trabalho da sua equipe financeira. Solicite uma demonstração gratuita agora!
